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外贸粗放模式难合大势,软件化管理渐成主流

自从欧美这两块大市场深陷经济危机以来,外贸形势每况日下,大部分都遭遇了订单缩水的无奈和折磨,一部分实力较弱的企业甚至关门了事。目前虽然欧美经济走出了衰退泥潭,但是市场依然没有根本复苏,此外,越南、印度、印尼等国也正以其低廉的制造成本与中国企业在国际市场上竞争,总之中国外贸企业的出口之路依然不轻松。

在此背景下,外贸企业如何提高竞争力成为一道重大议题。除了成本压缩、产品革新、质量维护之外,对外贸业务团队、客户关系、订单跟踪的管理也成重中之重。

雨果网获悉,如今已有越来越多外贸企业开始采用专业的软件来管理团队、客户及订单等各个环节,摒弃以往粗放式的管理模式,在价格优势日渐丧失的趋势下,从公司管理中提升竞争优势。

外贸企业遇到了哪些管理难题?

福建泉州的一位外贸公司老板向雨果网介绍了外贸企业普遍在管理方面遇到的几个问题:

一、业务员难管。很多业务员干了几年甚至一段时间之后就提出了辞职。此时,顾客资料和顾客关系很可能被其带走,而新人来了之后,对老业务员留下的各类错综复杂的客户资料难以上手,业务由此陷入了青黄不接的尴尬境地;

二、业务员飞单。部分业务员未能恪守职业道德,私吞订单,与其他公司合作或者自己与顾客建立合作关系,以此获得比业务提成更高的回报;

三、客户流失严重。顾客在不知不觉着中流失了,但是顾客为何流失?业务员是如何将其跟丢的?我们往往无法掌握具体的细节,不知道从哪方面着手调整;

四、订单、数据、单证管理混乱。随着业务的增多,企业手头上积累的顾客、邮件、单据越来越多,变得愈发庞杂而无序,要查找一个邮件或单据都要大费周折,导致工作效率低下;

五、公司业务数据无法实时反馈,导致资金积压,利用率极低。

这些问题该如何解决呢?雨果网为此采访了厦门某LED公司总经理Owen。

Owen本人也遇到了上述类似的问题,经过一番摸索之后,最终找到了较好的解决方式。

Owen称:“上班期间,所有的员工都在伏案工作,都在啪叽啪叽地敲打着键盘,但是他们具体在做什么我们却不得而知。是否偷懒倒是其次,最主要的是我们要知晓他们与顾客沟通的进度如何,遇到了哪些问题,我们是否可以在必要的时候介入并提供指导。我们不能到每年年终时才来总结员工的工作得失,而是应当从始至终地对其工作内容进行管控,这样才不会浪费时间,才能收到最好的效果。”

他表示,外贸企业要如何对员工的日常工作进行精细化的管控呢?除了对员工面对面交流探讨之外,对其邮件、订单的系统化管理是非常重要的。

“早些年,我们得逐一地查看、统计各类单据和合同,这样做的效率是非常低的。如今,专业化的外贸软件可以帮我们统计并生成各类数据,大大提高了管理效率。不过,市面上的外贸软件琳琅满目而良莠不齐,我经过好几次的筛选和尝试,也交了一些‘学费’,最后还是发现睿贝外贸软件用起来得心应手。睿贝软件有很多优点,其界面简洁明了,即便没什么软件知识的外贸新手也可以很快入手,这省去了不少培训的时间,此前我也选择了一些外贸软件,其架构体系过于庞杂,我自己研究了很长时间才掌握了使用方法,因此我也曾花费了大量时间指导员工如何操作软件。外贸软件本来是一个工具,越简约越好,工具本身不能成为障碍,但是很多软件没办法做到这点,而睿贝外贸软件却很好地克服了这个问题,如今我和我的团队用起来得心应手。此外,该软件自定义功能很强,数据分析很到位。其基于B/S架构,可以移动办公,不需要安装客户端,在全球各个地方,只要有浏览器、网络就能使用这一软件,非常便捷。”Owen补充道。

Owen进一步指出:“如今外贸业务往来的主要沟通渠道是邮件,随着顾客数量的增加和沟通的深入,我们的邮件越来越多。每当点开邮箱时,来自不同国家、不同公司的邮件扑面而来,令我们眼花缭乱,不免心理发怵。毫无疑问,梳理、归类这些邮件是我们提高工作效率的重要步骤。借助专业的外贸软件,我们便捷地理清如同一团乱麻的邮件。”

外贸老板如何用软件来管理公司?

据Owen介绍,睿贝外贸软件有一个强大的邮件管控功能,包括“员工管理”,包括“工作检查”和“员工业绩排行榜”。

通过“工作检查”功能,企业管理者以总账号登录之后,可以看到一个如同“控制表盘”一样的界面。此时每个员工的工作情况一目了然,该员工有几封未读邮件?本月与几个新顾客建立了沟通关系?15天或者30天内没有联系的顾客有几个?等等。

仅仅知晓该员工收发了多少邮件并不能让一个管理者知晓其业务进度,因此软件还专门提供了另外一个功能——员工的工作业绩排行榜:该员工本月报价几次?拿下了几个合同?合同金额多少?所有的细节都一目了然。

这无异于将员工在工作中的所有行为都置于放大镜之下,纤毫毕露。

此外,作为一个业务管理人员或者公司所有人,资金是他们非常关心的一个事项。通过这一智能化软件,应收款、应付款、收款单、付款单等一一展示在一个界面上,可以随时点击查看和跟进,让管理者对公司的资金动向了解得一清二楚。

管理者总揽全局,并引导公司的业务走向,因此需要对业务的宏观趋势有一个把握。该软件因此专门设置了一个“统计报表”功能。通过这一功能,管理者可以看到近一个月、两个月、乃至更长时间的业务趋势状况,包括阿里转化率、本月总询盘数、成交顾客数、建档总数等等。这些数据都以饼图、柱状图、线形图等来显示,非常直观易懂。

业务员飞单、顾客资料流失怎么办?为了杜绝这一损失,睿贝软件提供了“客户管理功能”,凡是业务员联系的顾客,其详细资料过都会归档处理,即便业务员离职后,管理者依然可以有条不紊地与原有顾客联系。新来的接替者面对着齐全而详细的顾客资料,也可以很顺畅地接受前任的工作,而不至于使业务陷入青黄不接的尴尬境地。(文/雨果网 吴以辉)

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